Elektronische Rechnung an die steirischen Sozialhilfeverbände (SHV)

Ab 1.1.2019 können Rechnungen an die steirischen Sozialhilfeverbände in elektronischer Form eingebracht werden. Das sind vor allem Rechnungen aus den Bereichen Behindertenhilfe, stationäre und mobile Pflege sowie Kinder- und Jugendwohlfahrt.

Die elektronische Einbringung ist seitens der Sozialhilfeverbände vorläufig nicht verpflichtend - aber erwünscht. Die Einbringung auf bisherigem Weg über Papier ist auch ab 1.1.2019 nach wie vor möglich. Jedoch wird die Stadt Graz mit 1.1.2020 alle Lieferanten zur Einbringung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichten. Sollten Sie also, neben Rechnungen an die Sozialhilfeverbände, auch Rechnungen an die Stadt Graz für den Bereich Behindertenhilfe legen, ist eine entsprechende Vorbereitung hinsichtlich elektronischer Übermittlung jedenfalls notwendig.

Zur Einbringung wird dabei das Portal vom Bundesrechenzentrum verwendet, das auch der Bund zum Empfang von e-Rechnungen verwendet. Nach Einbringung einer Rechnung wird diese automatisch an den adressierten Sozialhilfeverband übermittelt. Für Sie ergeben sich dadurch folgende Vorteile:

• Schnellere Rechnungseinbringung: Rechnungen werden unmittelbar nach dem Abschicken an den jeweiligen Sozialhilfeverband weitergeleitet. Briefaufgabe und traditioneller Postweg entfallen.
• Reduktion der Manipulations- und Versandkosten durch Wegfall von Papier, Kuvertierung, Portogebühren.
• Schnellere Bearbeitung in den Sozialhilfeverbänden: Elektronische Rechnungen können automatisch im Verrechnungssystem vorerfasst werden. Arbeitsschritte wie das Öffnen der Post, die Zuteilung und das Scannen sowie die händische Vorerfassung entfallen. Das führt zu einer
• Schnelleren Auszahlung der Rechnung

Damit Rechnungen über das Portal übermittelt werden können, müssen Sie sich zunächst am Unternehmensserviceportal registrieren. Die Registrierung kann mittels bestehendem FinanzOnline-Zugang, mittels Bürgerkarte oder mittels Registrierung im Infocenter Ihres Finanzamtes erfolgen. Nach erfolgter Registrierung können Rechnungen übermittelt werden. Die Übermittlung kann auf drei Arten erfolgen:

• Händisch durch Erfassung der Rechnung im Online-Formular Diese Variante bietet sich für Rechnungssteller an, die keine Möglichkeit haben, selbst e-Rechnungen zu erzeugen oder nur selten Rechnungen an die Sozialhilfeverbände legen. Eine erfasste Rechnung kann dabei als Vorlage für weitere einzubringende Rechnungen verwendet werden.
• Händisch durch Hochladen einer e-Rechnung im entsprechenden XML-Format
  Rechnungssteller, die selten Rechnungen an Sozialhilfeverbände schicken aber ein Verrechnungssystem haben, das e-Rechnungen im entsprechenden Format erzeugen kann, können die erzeugten Rechnungen online hochladen.
• Einbringung via Webservice
  Rechnungssteller, die regelmäßig und viele Rechnungen an die Sozialhilfeverbände schicken, können ihr Verrechnungssystem direkt mittels Webservice an das Portal anbinden.

Nachdem die Sozialhilfeverbände nur das Service des Bundesrechenzentrums nutzen und die technische und inhaltliche Verantwortung dort liegt, wird auf die offizielle Seite der e-Rechnung verwiesen. Hier finden Sie detaillierte Informationen zum Portal, den Schnittstellenbeschreibungen bzw. den Testmöglichkeiten.   https://www.erechnung.gv.at.

Einbringung von Papierrechnungen

Nachdem der Sozialhilfeverband für die Bezahlung der Rechnung zuständig ist, muss dieser als Rechnungsempfänger angegeben werden. Die Rechnungen müssen jedoch zu Handen der jeweiligen Bezirkshauptmannschaft und an die Adresse dieser geschickt werden:

An den
Sozialhilfeverband <Bezirk>
z.H. Bezirkshauptmannschaft <Bezirk>
Strasse <Bezirkshauptmannschaft>
PLZ <Bezirkshauptmannschaft>

Einbringung von e-Rechnungen

E-Rechnungen sind grundsätzlich an den jeweiligen Sozialhilfeverband als Rechnungsempfänger mit der Adresse des jeweiligen Sozialhilfeverbands zu stellen.

Je Leistungsempfänger und erbrachter Leistung muss eine Rechnung übermittelt werden. Sammelrechnungen, mit der viele Leistungsempfänger auf einer Rechnung abgerechnet werden, werden nicht mehr unterstützt.

Einbringung mittels Webservice oder durch Hochladen einer XML-Rechnung

Damit die eingebrachten Rechnungen so automatisiert wie möglich verarbeitet werden können, wurden gemeinsam mit einigen Leistungserbringern Befüllungsregeln für die Übermittlung von Rechnungen via Webservice oder durch Hochladen einer Rechnung im XML-Format definiert.

Befüllungsregeln nach dem ebInterface 4.3-Format

 e-Rechnung_ebInterface4.3_Behindertenhilfe_1.02.pdf

Befüllungsregeln nach dem ebInterface 6.0-Format

 e-Rechnung_ebInterface6.0_Behindertenhilfe_1.00.pdf

Die xsd-Datei sowie ein xml-Beispiel für zusätzliche Beilagen, wie im obigen Dokument angeführt, finden Sie hier:

 Beilage-Beispiel.xml

 Beilage.xsd

Händisch über das Online-Formular des BRZ-Portals

Das Formular gibt grundsätzlich die Befüllung vor und prüft auf nicht stimmige Eingaben. Zur leichteren Verarbeitung der Rechnungen bei den Sozialhilfeverbänden müssen folgende Felder wie folgt befüllt werden:

Auftragsreferenz: Empfängerkürzel des jeweiligen Sozialhilfeverbandes

Lieferantennummer: Die Lieferantennummer ist eine eindeutige Kennung im Verrechnungssystem der Sozialhilfeverbände, das eine leichte Zuordnung der Rechnung zum Leistungserbringer möglich macht. Sollten Sie Ihre Lieferantenummer noch nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kontakt bei den Sozialhilfeverbänden.

Lieferscheinnummer: Hier ist die Nummer der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers anzugeben. Die Leistungsempfängernummer wird am Bescheid angedruckt. GZ und Name der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers können optional angegeben werden.

Rechnungen für diese Bereiche können grundsätzlich über das Portal übermittelt werden. Spezielle Befüllungsregeln gibt es derzeit nicht.

Mit der Auftragsreferenz wird im BRZ-Portal der Rechnungsempfänger bestimmt. Für die Sozialhilfeverbände wird damit zum einen der jeweilige Sozialhilfeverband und zum anderen der jeweilige Verrechnungsbereich definiert. Der Präfix „L6/" muss immer verwendet werden. Eine Auftragsreferenz setzt sich also aus L6/ + dem Kürzel des SHV + dem Fachbereich zusammen. Folgende Kürzel können demnach verwendet werden:

Bereich Behindertenhilfe

Bereich Pflege

Bereich Kinder- und Jugendhilfe

Bereich Sozialhilfe/Mindestsicherung